تُخصم هذه العطل من مدة بقاء البريد (إضافةً للجمعة والسبت)
العطل المسجّلة
سجلّ الموظفين (العهدة)
أسماء الموظفين المعتمدة لكل قسم — تُقيّد تسليم البريد فتمنع التكرار والأخطاء في المسميات
طلبات اعتماد أسماء جديدة
موظّفون طلبوا اعتماد أسماء ليست في سجلّ قسمهم. لن يُسجَّل التسليم لهم حتى تعتمدها.
الموظفون المُسجَّلون
أسماء غير مُسجَّلة بانتظار المراجعة
أسماء استُخدمت في تسليم العهدة لكنها ليست في سجلّ القسم — اعتمِدها كموظف جديد أو ادمجها مع اسم موجود.
مسار البريد
تتبّع كامل لرحلة البريد
التفاصيل والملاحظات
مدة البقاء لدى كل جهة
رمز التتبّع السريع (QR)
امسح الرمز لفتح صفحة التتبّع العامة
تعديل البريد
الإحالات والإجراءات الداخلية
إدارة الجهات المحال إليها والإجراءات الداخلية ومتابعة سير العمل
رقم الكتاب-
الموضوع-
المرسل-
التاريخ-
إجراء جديد
سجل الإجراءات والإحالات الداخلية
الإحالة الداخلية للشعب
يمكن للقسم إحالة البريد داخلياً إلى الشعب التابعة له
الإحالات
-
رقم الكتاب: -
إنشاء كتاب رسمي
يرجى تعبئة جميع البيانات المطلوبة لإنشاء الكتاب الرسمي
البيانات الأساسية
محتوى الكتاب
بيانات التوقيع
ملاحظة هامة:
يرجى التأكد من صحة جميع البيانات المدخلة قبل إنشاء الكتاب الرسمي. الحقول المميزة بـ * مطلوبة.
تنبيه: وجدت جهات مشابهة
الجهة المدخلة:
وجدت الجهات التالية مشابهة. هل تريد استخدام إحداها بدلاً من إنشاء جهة جديدة؟
إدارة الجهات والوزارات
البحث عن جهات مشابهة
جميع الجهات
إدارة الجهات
البحث عن الجهات المتشابهة
جميع الجهات المسجلة
الجمهورية العراقية
وزارة التعليم العالي والبحث العلمي
الجامعة التقنية الوسطى
العدد:
التاريخ:
المرفقات:
إلى السيد /
الموضوع /
تحية طيبة وبعد،،،
مع فائق التقدير والاحترام
التوقيع
تم إنشاء هذا الكتاب باستخدام نظام إدارة الصادر الإلكتروني
تاريخ وقت الإنشاء:
نظام إدارة الوثائق الحكومية - الجمهورية العراقية
عدّاد رقم الصادر
سجلّ الصادر الورقيّ سابقٌ للنظام ولا يبدأ من الصفر. اضبط العدّاد عند
آخر رقمٍ مُستعمَل فيه، ويُكمل النظام الترقيم تسلسلاً بعده.
الترقيم يُصفَّر تلقائياً مع بداية كل سنة، فالضبط هنا يخصّ سنة
— وحدها.
العدّاد الحالي
—
الرقم التالي حالياً
—
أعلى رقم صدر فعلاً
—
تنبيه: ضبطُ العدّاد عند رقمٍ أقلّ ممّا صدر فعلاً يُنتج رقمَي صادرٍ متطابقين على
كتابين — لذلك يمنعه النظام. والعملية تُسجَّل في سجلّ التدقيق.
تسليم البريد بعهدة موظف
لم يُختر أحد بعد
الاسم غير موجود في القائمة؟
يُرسَل الطلب للسوبر أدمن. لن يُسجَّل التسليم لهذا الاسم قبل اعتماده.
أرشفة الوثائق الممسوحة
—
التنقّل بالسهمين، واختيار النوع بالأرقام من 1 إلى 4، والربط بمفتاح Enter.
عدّاد رقم المذكرة الداخلية
المذكرة تنشأ عندنا فلها سلسلتها الخاصّة، منفصلةً عن عدّاد الوارد. اضبط العدّاد عند
آخر رقم مذكرةٍ مُستعمَل في السجلّ الورقي، ويُكمل النظام الترقيم بعده بصيغة
م-رقم/سنة. الترقيم يُصفَّر تلقائياً مع بداية كل سنة،
فالضبط هنا يخصّ سنة — وحدها.
العدّاد الحالي
—
الرقم التالي حالياً
—
أعلى رقم صدر فعلاً
—
تنبيه: ضبطُ العدّاد عند رقمٍ أقلّ ممّا استُعمل فعلاً يُنتج رقمَي مذكرةٍ متطابقين على
وثيقتين — لذلك يمنعه النظام. والمذكرات القديمة المُرحَّلة تحتفظ بأرقام الوارد ولا تدخل
هذه السلسلة. والعملية تُسجَّل في سجلّ التدقيق.
تأكيد استلام البريد
تأكيد استلام الإحالة الداخلية
خيارات طباعة كشف التوقيع
في حالة إلغاء التحديد، ستُستبعد السجلات التي لا تحتوي على تاريخ إحالة من الكشف.
تسجيل بريد جديد
القسم المُسجِّل: …
مراجعة بيانات البريد قبل التسجيل
راجع البيانات بدقة قبل التأكيد. سيُمنع تعديل رقم الكتاب بعد بدء أي إجراءات على البريد.
البريد المُعلَّق — لم يُؤشَّر إنجاز بعد
مسار الرد
داشبورد السوبر أدمن
تقارير شاملة وإحصائيات مفصلة
إجمالي البريد
0
البريد المُنجَز
0
البريد هذا الشهر
0
بريد معلّق
0
معدل الإنتاجية وتقييم الأداء
سجلّ المعاملات لكل وحدة ومستخدم، ومعايير الأداء المؤسسي — للفترة المختارة.
تفصيل أداء الأقسام
أنشط المستخدمين
العهدة لكل موظف ومسار الردود
تقرير الإحالات والاستلام المفصل
التوزيع الزمني للبريد
ترحيلات البيانات (تشغيل لمرة واحدة)
هذه العمليات تُحدّث البيانات الموجودة لتتوافق مع التحديثات الأخيرة على القواعد والـscope.
ابدأ بـ "تجربة" أولاً لرؤية ما سيتغيّر، ثم نفّذ فعلياً.
transferToDepartments
يستخرج أقسام التحويل من السجلات القديمة إلى حقل مسطّح لفلترة القواعد.
scopedDepartments
يحسب نطاق القراءة الموسّع (شعبة + قسم أم) ويخزّنه في حقل منفصل scopedDepartments — مطلوب لتشديد القواعد بدون توسيع ملكية الشعبة.
تأشير إنجاز البريد
الإعمامات
إدارة المستخدمين
عرض وتعديل صلاحيات المستخدمين
إجمالي المستخدمين
0
المديرون
0
الأعضاء
0
المشاهدون
0
الاسم
البريد الإلكتروني
الدور
الأقسام
آخر تسجيل دخول
الإجراءات
لا توجد نتائج
جرّب تغيير معايير البحث
إضافة مستخدم جديد
يُنشأ الحساب ويُرسل رابط تعيين كلمة المرور إلى بريده
الأقسام والشعب معروضة حسب الهيكلية — الشعب تظهر منسدلةً تحت أقسامها. أو أضف اسماً يدوياً.
إدارة الأقسام والشعب
شجرة الأقسام وشعبها — إضافة وحذف
إضافة قسم رئيسي
القسم الرئيسي يظهر في الشجرة أدناه، وتُضيف تحته الشعب بزرّ «+ شعبة».
غير مُهيكل من السجلات (0) — ضُمّ الحقيقي منها أو أخفِ الباقي
الأقسام والشعب
كل قسم وتحته شعبه. زرّ «+ شعبة» لإضافة شعبة، وأيقونة الحذف تظهر فقط للوحدات غير المُستخدَمة في بيانات حيّة.
النظام تحت الصيانة
النظام تحت الصيانة حالياً. سنعود قريباً — شكراً لتفهّمكم.
وضع الصيانة مُفعّل — المستخدمون لا يرون النظام الآن. أنت تتجاوزه كسوبر أدمن.
وضع الصيانة
إيقاف النظام مؤقتاً أثناء العمل عليه
الحالة الحالية: متوقّف
عند التفعيل يُمنع جميع المستخدمين من العمل عدا السوبر أدمن (أنت). يظهر لهم الغطاء فوراً.
ما الجديد
أبرز تحسينات هذا الإصدار
مركز المساعدة
دليل مبسّط لاستخدام النظام خطوة بخطوة
ما هذا النظام؟
هو سِجلّ إلكترونيّ لكل بريدٍ يصل الدائرة: يسجّله، ويتابع رحلته من قسمٍ لآخر حتى يُنجَز أو يُرَدّ عليه — فلا يضيع كتاب ولا يُنسى إجراء.
املأ الحقول: الجهة المرسِلة، رقم الكتاب، الموضوع، التاريخ... (المذكرة الداخلية قد لا تحتاج رقم جهة خارجية).
3
احفظ — يأخذ البريد رقمه في النظام ويظهر في الجدول.
لا ترى زرّ التسجيل؟ قد لا يملك حسابك صلاحية التسجيل — راجع المشرف.
التوجيه: إحالة، تحويل، تسليم
كلها من زرّ «توجيه» في صفّ البريد — والنظام يعرض ما يناسب دورك:
إحالة
إرسال البريد إلى قسمٍ (أو أكثر) داخل الدائرة لينفّذ المطلوب.
تحويل
نقل مسؤولية البريد من قسمٍ إلى قسمٍ آخر (تغيير الجهة المعنيّة).
تسليم لموظف
تسجيل تسليم النسخة الورقية لموظفٍ تصبح بعهدته.
بعد التوجيه
يؤكّد القسم استلام البريد، ثم ينفّذ ويؤشّر الإنجاز.
مسار البريد: من الوصول إلى الإنجاز
لكل بريدٍ رحلةٌ واضحة. زرّ «مسار/الإجراءات» في صفّ البريد يفتح الرحلة كاملةً، ومنه تُتَّخذ كل القرارات (توجيه ورد) — فهو المكان الموحّد للعرض والإجراء.
1. تسجيليأخذ رقمه في النظام
2. توجيهإحالة/تحويل/تسليم للقسم
3. استلامالقسم يؤكّد استلامه
4. تنفيذإجراء المطلوب
5. إنجاز أو رديُغلق أو يبدأ مسار ردّ
بوّابة الاستلام: لا تظهر أزرار الإجراء (رد/توجيه/إنجاز) إلا بعد تأكيد استلام البريد المُحال إليك — كي لا يُتّخذ إجراءٌ على بريدٍ لم يُستلَم فعلاً.
1
افتح البريد بزرّ «مسار/الإجراءات» — ترى رحلته كاملةً: من سجّله، لمن أُحيل، من استلمه، وحالة الرد.
2
القرار المطلوب منك يظهر في مقدّمة المسار كعُقدة واضحة (استلام، رد، توجيه...).
3
يمكنك طيّ «مسار البريد» و«مسار الرد» للتركيز على ما يهمّك، وقراءة التفاصيل والملاحظات من قسمها.
مسار الرد: التصعيد حسب الهيكل التنظيمي
حين يُعدّ القسم ردّاً، لا يقفز به مباشرةً إلى المدير العام — بل يصعد الردّ في الهيكل التنظيمي مستوىً بعد مستوى، وكلّ مستوى يؤكّد استلامه قبل تصعيده لأعلى. هكذا يبقى المسار موثّقاً ومسؤولاً في كل خطوة.
مسودةالقسم يُعدّ الرد
تصعيدللمستوى الأعلى
استلامكل مستوى يؤكّد
مكتب المديريستلم الرد
توقيعالمدير يوقّع
إصداررقم صادر رسميّ
1
إعداد الرد: القسم المُعِدّ يُنشئ الرد (مسودة) على البريد من مساره.
2
تصعيد خطوة واحدة: يُصعّد الرد إلى القسم الأب مباشرةً في الهيكل — لا إلى المدير رأساً.
3
تأكيد الاستلام عند كل مستوى: المستوى الأعلى يؤكّد استلام الرد أولاً، ثم يُصعّده لِما يليه — خطوتان: «تأكيد استلام» ثم «تصعيد».
4
إرجاع للتعديل: لأيّ مستوى أن يُعيد الرد للأسفل للتعديل مع بيان السبب — قبل الاستلام أو بعده.
5
مكتب المدير العام: عند بلوغ الرد المكتب، يؤكّد استلامه ثم يوقّعه المدير.
6
الإصدار والإغلاق: بعد التوقيع تُصدره وحدة الصادر فيأخذ رقم صادر، ثم يحفظ كل طرفٍ نسخته ويُغلق البريد.
شريحة «بانتظار استلام الرد» أعلى الجدول تُبرِز الردود التي صعدت لمستواك وتنتظر تأكيد استلامك — فلا حاجة للبحث اليدويّ عن أوليّات الرد.
لماذا التصعيد المتدرّج؟ ليعكس المسؤولية الإدارية الحقيقية: كل جهةٍ في السلسلة ترى الرد وتُقرّه قبل رفعه — تماماً كتداول الكتب ورقيّاً.
الإنجاز: متى يُغلق البريد؟
الحالة نتيجةٌ لا اختيار: لا تُضبط يدوياً من نافذة التعديل. وللبريد مخرجان اثنان لا ثالث لهما — إمّا كتابٌ صدر برقم صادر فيُغلق البريد وحده بعد حفظ نسخ كل الأطراف، وإمّا هامشٌ حسمه المدير بلا كتاب فيُغلق بزرّ «تأشير الإنجاز» في عُقدة ما بعد الهامش. وكلاهما داخل مسار البريد.
بدء ردداخل مسار البريد
تصعيدواستلامٌ في كل مستوى
توقيعأو هامش المدير
إصداررقم صادر
حفظ النسخكل الأطراف
تم الإنجازتلقائياً
أسئلة شائعة
أجبتُ على الكتاب وخرج الجواب ورقياً — لماذا لا يظهر «منجزاً»؟
لأنّ النظام لا يعلم بجوابك: لم يُسجَّل ردٌّ في مسار البريد. الجواب الذي لا يمرّ بالمسار لا رقمَ صادر له في السجل ولا نسخةَ محفوظة، فلا يُغلق البريد. سجّله من زرّ «بدء رد» داخل مسار البريد ثمّ صعّده حتى الإصدار — عندها يُغلق نفسه.
هل أستطيع اختيار «تم الإنجاز» من قائمة الحالة في نافذة التعديل؟ لا. الخيار معطَّلٌ عمداً. الحالة تصف ما جرى فعلاً في المسار، وضبطُها باليد يجعل السجل يقول «أُنجز» بلا رقم صادرٍ ولا نسخةٍ ولا أثرٍ لمن أنجز — وهو ما يُفقد السجل قيمته عند المراجعة والتدقيق.
صدر كتابي برقم صادر، ومع ذلك البريد ليس منجزاً!
بقيت نسخةٌ لم تُحفظ. الإغلاق يشترط حفظ نسخة كل الأطراف: وحدة الصادر، ومكتب المدير العام، وكل قسمٍ أُحيل إليه البريد. انظر شريحة «بانتظار حفظ النسخة» أعلى الجدول — تُظهر ما ينتظر نسختك أنت، وقائمة النسخ في المسار تبيّن من بقي.
الردّ صعد إلى المستوى الأعلى ولا يتحرّك منذ أيام.
الردّ لا يصعد وحده: على المستوى الذي وصله أن يضغط «تأكيد استلام الرد» أوّلاً، ثمّ «تصعيد للأعلى». وقبل تأكيد الاستلام لا يظهر زرّ التصعيد أصلاً — فالمسار متوقّفٌ عند من لم يؤكّد.
بريدٌ حسمه المدير بهامشه ولا كتابَ يخرج — كيف يُغلق؟
من مسار البريد: بعد تسجيل الهامش تظهر عُقدةٌ تعرض خلاصته وفيها زرّ «تأشير الإنجاز». تختار نوع الإجراء والتاريخ (ورقم الإشارة إن وُجد) فيُغلق البريد. وهذا هو الموضع الوحيد للتأشير اليدويّ — لأنّ الهامش لا يُنتج رقم صادرٍ ولا نسخاً تُحفظ.
ما الفرق بين «تسجيل هامش المدير» و«توقيع للإصدار»؟ الهامش قرارٌ داخليّ يُدوَّن بنصّه (موافقة · مداولة · إحالة…) بلا رقم صادر ولا دخولٍ إلى طابور الإصدار. والتوقيع طريق الكتاب ليخرج من الدائرة برقم صادر. الزرّان معاً أمام المكتب دائماً — القرار للمدير.
أنشأتُ ردّاً بالخطأ.
احذفه بزرّ «حذف الرد (أُنشئ بالخطأ)» ما دام لم يُصعَّد. وإن صعّدته ولم يستلمه المستوى الأعلى بعد، فزرّ «تراجع عن التصعيد» يُعيده خطوةً واحدة. كلاهما يُقيَّد في سجلّ التدقيق — التصحيح لا يعني محو الأثر.
مرّر مؤشّر الفأرة فوق أيّ زرٍّ في مسار البريد ليشرح نفسه: ما هو، وماذا يحدث بعد ضغطه.
لماذا هذا التشدّد؟ لأنّ السجل حجّةٌ عند المراجعة: «منجز» تعني أنّ كتاباً خرج برقمٍ وتاريخ، ونسخةً محفوظة لدى كل جهة. وما دون ذلك تقديرٌ شخصيّ لا يصلح دليلاً.
المذكرات الداخلية: التبادل بين الأقسام
المذكرة الداخلية مراسلةٌ بين أقسام الدائرة نفسها (لا من جهة خارجية). تُدار بنفس آليّة البريد لكنها تبقى داخليّة.
1
التسجيل: من السهم ▾ بجانب «بريد خارجي» ← «بريد داخلي». لا تحتاج رقم جهة خارجية.
2
التوجيه الأمثل: أحِل المذكرة إلى الشعبة/القسم المعنيّ تحديداً (لا إلى القسم الأب عموماً) — فيصل الإشعار للجهة الصحيحة مباشرةً.
3
الاستلام: القسم المستلِم يؤكّد استلام المذكرة — فتُفتح له أزرار الإجراء.
4
الرد: يُعدّ القسم ردّه، ويسلك مسار الرد نفسه (تصعيد متدرّج عند الحاجة، أو إغلاق بالإنجاز إن لم يلزم تصعيد).
الطريقة الأمثل
حدّد الشعبة المقصودة بدقّة عند الإحالة.
اكتب موضوعاً واضحاً موجزاً.
تابع الاستلام والرد من مسار المذكرة.
تجنّب
الإحالة العامّة لقسمٍ أبٍ دون تحديد الشعبة.
ترك المذكرة دون تأكيد استلام (تُعطّل المسار).
تسجيلها «وارداً خارجيّاً» بالخطأ.
القاعدة: بريدٌ من خارج الدائرة = بريد خارجي؛ مراسلةٌ بين أقسامنا = بريد داخلي.
الصادر والإصدار
بعد توقيع المدير العام على الرد، يصبح جاهزاً للإصدار:
1
وحدة الصادر تُصدر الكتاب فيأخذ رقم صادر رسميّاً.
2
يظهر في سجل الصادر (تبويب «صادر» في الأعلى) للبحث والمتابعة.
3
كل طرفٍ معنيّ (وحدة الصادر، القسم، مكتب المدير) يحفظ نسخته — وعند اكتمال النسخ يُغلق البريد.
الأرشفة والمسح الضوئي
القاعدة التي يقوم عليها النظام كلّه: لا تُسمِّ الملفّ — اربطه بسجلّه. سجلّ البريد يحمل الرقم والتاريخ والجهة والموضوع، فهو الفهرس؛ واسمُ الملفّ ومكانُه يُشتقّان تلقائياً. ولذلك لا يُطلب منك كتابة اسمٍ ولا اختيار تصنيفٍ حرّ — القرار الوحيد نوعُ الورقة من أربعة أزرار.
امسحF2 أو زرّ الماسح
عايناحذف صفحة أو دوّرها
اكتب الرقمفي البحث
Enterيُربط ويُحفظ
طريقان إلى الأرشفة
1
تبويب «المسح» — بيدك كومةٌ ممسوحة.
ضع الكتاب في المغذّي واضغط F2، فتظهر صفحاته. ثمّ اكتب رقم البريد في البحث واضغط Enter. تتقدّم الورقة تلقائياً إلى التالية، فتعمل بيدٍ واحدة على لوحة المفاتيح.
2
«أرشفة الوثائق» من قائمة المزيد — أنت تنظر إلى بريدٍ بعينه.
افتح قائمة «المزيد» على صفّ البريد واختر «أرشفة الوثائق»، فتلحق به ورقةً من كومة الالتقاط.
أنواع الورقة الأربعة
هي التصنيف الوحيد، ولا شيء غيرها يُكتب: أصل (الكتاب كما ورد) · هامش المدير · ردّ (أو مطالعة) · مرفق. واختيارها بالأرقام Alt+1 إلى Alt+4.
تحرير الصفحات قبل الحفظ
الورق لا يخرج من الماسح صحيحاً دائماً: صفحةٌ تدخل مقلوبة، وأخرى تُسحب مرّتين، وكتابٌ كبير لا يسعه المغذّي دفعةً واحدة. فقبل الربط تستطيع حذف صفحة وتدويرها و«إضافة مسح» يُلحق دفعةً ثانية بالوثيقة نفسها. والوجوه الفارغة تُهمَل تلقائياً — والمسح على وجهين يُنتج ظهراً فارغاً لكلّ ورقة — ويُذكر عددُ ما أُهمل، فلا حذفَ صامت.
أين تُحفظ الوثيقة؟
في مجلّد الأرشيف المشترك على شبكة الدائرة، لا على الإنترنت. فالمراسلات الرسمية لا تغادر الدائرة. ولذلك تُفتح الوثيقة من أجهزة الشبكة وحدها — ومن صفّ البريد بزرّ الملفّ الذي يظهر متى كان للبريد وثيقةٌ محفوظة.
تحتاج الأرشفة متصفّح Chrome أو Edge على سطح المكتب، ولا تظهر إلا لمن مُنح صلاحية الأرشفة وأُضيف إلى مجلّد المشاركة. أمّا المسح من داخل التطبيق فيحتاج NAPS2 وجسر مسار منصَّبَين على الحاسوب — ودليلُ تنصيبهما بروابطه في أعلى تبويب «المسح».
الأدوار: من يفعل ماذا
يعرض النظام لكل مستخدمٍ ما يخصّ دوره فقط. تعرّف على موقعك في المسار:
التسجيل والاستلام
يسجّل البريد الوارد والمذكرات، ويؤكّد استلام ما يُحال لقسمه.
